洛陽(yáng)大型活動(dòng)策劃的會(huì )務(wù)工作極為繁雜，因為這些工作往往意味著(zhù)任務(wù)重、要求高、難度大。那么，怎樣才能做好大型會(huì )議會(huì )務(wù)工作呢?我們可以考慮從會(huì )議方案、會(huì )議場(chǎng)地、會(huì )議流程以及會(huì )議總結四個(gè)方面去開(kāi)展工作。

　　一、會(huì )議方案的制定

　　確定會(huì )議方案的*步就是確定會(huì )議的主題。會(huì )議主題要緊緊圍繞大會(huì )總體的工作目標任務(wù)。會(huì )議方案是會(huì )議組織安排的總綱，一套完整齊備的會(huì )議策劃方案會(huì )讓整個(gè)會(huì )議的執行事半功倍。

　　二、會(huì )議場(chǎng)地的布置

　　在會(huì )議開(kāi)始之前，洛陽(yáng)大型活動(dòng)策劃者應提前對會(huì )場(chǎng)、住地進(jìn)行勘察了解，并做相應的會(huì )場(chǎng)布置。一是會(huì )場(chǎng)和會(huì )議用品的準備布置。二是迎送接待儀式的確認及排練。三是確保乘車(chē)安全和用餐標準。根據大會(huì )日程一項項地對會(huì )務(wù)細節進(jìn)行實(shí)地演練，按照“提前*”“提前兩個(gè)小時(shí)”“提前一個(gè)小時(shí)”的標準做好會(huì )議場(chǎng)地布置工作，即每一個(gè)會(huì )場(chǎng)提前*布置完畢，每一項活動(dòng)提前*部署到位;會(huì )務(wù)工作者提前兩個(gè)小時(shí)到達會(huì )場(chǎng)，一切準備工作提前兩個(gè)小時(shí)就緒;全體會(huì )議時(shí)組織會(huì )議代表和列席人員提前一個(gè)小時(shí)入場(chǎng)。

　　三、會(huì )議流程的執行

　　為了確保會(huì )議的順利進(jìn)行，也為了讓參與會(huì )議的人員知悉整個(gè)會(huì )議流程，*事先確定會(huì )議的流程圖或者流程表。

　　在會(huì )議執行期間，熱情周到的會(huì )議服務(wù)工作是必不可少的。會(huì )議服務(wù)分為會(huì )場(chǎng)內服務(wù)和會(huì )場(chǎng)外服務(wù)，涉及會(huì )議報到、食宿安排、醫療服務(wù)、車(chē)輛安排、材料分發(fā)、引導入座、會(huì )議記錄、錄音攝像等諸多環(huán)節。只有做好會(huì )議服務(wù)工作，才能更好地推進(jìn)會(huì )議流程的執行。

　　四、會(huì )議結束的總結

　　一次成功的會(huì )議，離不開(kāi)合理安排的會(huì )后工作。

　　一是統籌做好會(huì )后服務(wù)。要注重統籌銜接，提前擬定大會(huì )閉幕后系列后續會(huì )議和活動(dòng)的組織實(shí)施方案，做好組織協(xié)調工作。

　　二是***做好會(huì )后總結。洛陽(yáng)大型活動(dòng)策劃需及時(shí)總結會(huì )務(wù)工作中的經(jīng)驗和教訓，對已有的會(huì )務(wù)工作流程、工作規則等進(jìn)行修改和完善，使之更加適應新時(shí)期會(huì )務(wù)工作的需要。要注意收集會(huì )議代表對會(huì )務(wù)工作的意見(jiàn)和建議，認真采納其中的合理部分，促進(jìn)辦會(huì )能力不斷提高。

　　三是及時(shí)整理會(huì )議資料。洛陽(yáng)活動(dòng)公司要牢固樹(shù)立檔案意識，在會(huì )前、會(huì )中、會(huì )后都安排專(zhuān)人收集整理會(huì )議方案、會(huì )議通知、會(huì )議須知、發(fā)言材料、會(huì )議記錄、音像資料等會(huì )議檔案資料，按類(lèi)別整理成資料匯編，為今后辦會(huì )提供工作參考。

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